Gegevensbeschermings- en Privacybeleid van Solvware B.V.
Gegevensbeschermings- en Privacybeleid van Solvware B.V.
1. Inleiding
Bij Solvware B.V. erkennen we het belang van privacy en vertrouwelijkheid van onze klanten en hun gegevens. Als onderdeel van onze ethische bedrijfsvoering en professionele standaarden hanteren we strikte geheimhoudingsprincipes. Dit beleid schetst onze benadering van gegevensbescherming en onze verplichtingen onder de AVG en de stappen die we ondernemen in de richting van ISO 27001 certificering.
2. Toepassingsgebied
Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie die beheerd wordt door Solvware B.V. Het omvat alle medewerkers, contractanten en derde partijen die met ons samenwerken.
3. Privacy Melding
3.1 Vertrouwelijkheidsverklaring
Wij nemen de vertrouwelijkheid van onze klanten en hun informatie uiterst serieus. Er wordt nooit met opzet vertrouwelijke informatie, gegevens of data onthuld. Onze procedures zijn ontworpen om de integriteit en vertrouwelijkheid van alle informatie te waarborgen, inclusief gegevens over onze interne processen, technologieën en bedrijfsstrategieën.
3.2 Beveiligingsmaatregelen
We implementeren geavanceerde beveiligingsmaatregelen en volgen best practices om alle informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
3.3 Training en Bewustzijn
Ons team ondergaat regelmatige training in de nieuwste beveiligingstechnieken en -protocollen. We vereisen dat iedereen die voor Solvware B.V. werkt, zich houdt aan onze hoge standaarden van geheimhouding en privacybescherming.
4. AVG Compliance
4.1 Gegevensverzameling en -verwerking
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens alleen voor vooraf gedefinieerde en legitieme doeleinden, en alleen met de nodige toestemming.
4.2 Rechten van Betrokkenen
We hebben duidelijke procedures voor het waarborgen van de rechten van betrokkenen, zoals toegang, rectificatie, verwijdering en bezwaar tegen verwerking.
4.3 Data Protection Impact Assessments
Waar nodig voeren we DPIA’s uit om de risico’s verbonden aan gegevensverwerking te identificeren en te mitigeren.
5. Voorbereiding op ISO 27001 Certificering
5.1 Implementatie van ISMS
Een Information Security Management System (ISMS) wordt ontwikkeld, wat een systematische benadering biedt voor het beheren en beveiligen van bedrijfsinformatie.
5.2 Interne en Externe Audits
We voeren regelmatige interne audits uit en bereiden ons voor op externe audits om te voldoen aan de ISO 27001-normen.
6. Audit en Continu Verbeterproces
We evalueren voortdurend onze beveiligingspraktijken en privacyprocedures om te zorgen voor verbetering en naleving van alle relevante wetten en standaarden.
7. Slotverklaring
Bij Solvware B.V. zijn we toegewijd aan het bouwen van vertrouwen met onze klanten door standvastige aandacht voor privacy, beveiliging en geheimhouding. Onze belofte van vertrouwen is de kern van wat we doen en wie we zijn als organisatie.
1. Gegevensbeschermingsbeleid
Doel:
Beschrijven hoe Solvware B.V. persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt.
Toepassingsgebied:
Geldt voor alle medewerkers, aannemers, en derde partijen die persoonsgegevens verwerken namens Solvware B.V.
Inhoud:
- Richtlijnen voor Gegevensverwerking: Procedures en standaarden voor het verzamelen van persoonsgegevens, inclusief wettelijke grondslagen en het informeren van betrokkenen.
- Gegevensopslag en -beveiliging: Technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, wijziging, of ongeautoriseerde toegang.
- Dataretentie en -vernietiging: Richtlijnen voor de bewaartermijnen van verschillende soorten gegevens en de procedures voor veilige vernietiging van gegevens.
- Protocollen voor Gegevensbreuk: Stappenplan voor het reageren op datalekken, inclusief notificatie aan toezichthoudende autoriteiten en betrokken personen binnen de voorgeschreven termijnen.
2. Toegangsbeheerbeleid
Doel:
Garanderen dat toegang tot gevoelige informatie en systemen beperkt en gecontroleerd is.
Toepassingsgebied:
Betrekking op alle systemen en gegevens die door Solvware B.V. worden beheerd.
Inhoud:
- Gebruikersauthenticatie: Mechanismen en procedures voor het verifiëren van de identiteit van gebruikers die toegang willen tot systemen.
- Autorisatieniveaus: Gedetailleerde beschrijving van verschillende toegangsniveaus en de criteria voor het toekennen van deze niveaus aan gebruikers.
- Audit Trails: Protocollen voor het vastleggen van alle toegangspogingen en activiteiten binnen systemen, inclusief wie wat wanneer heeft gedaan.
3. Incidentresponsplan
Doel:
Definiëren van procedures voor het reageren op beveiligingsincidenten om schade te minimaliseren en herstel te versnellen.
Toepassingsgebied:
Omvat alle potentiële beveiligingsincidenten binnen Solvware B.V.
Inhoud:
- Incidentdetectie: Technieken en tools gebruikt voor het vroegtijdig detecteren van beveiligingsincidenten.
- Rapportage en Communicatie: Duidelijke richtlijnen over hoe en aan wie incidenten gemeld moeten worden.
- Onderzoek en Herstel: Stappen voor het systematisch onderzoeken van de oorzaak van een incident en de implementatie van herstelmaatregelen.
Auditrapporten
1. Jaarlijkse Interne Auditrapport
Doel:
Evalueren van de effectiviteit van het geïmplementeerde Information Security Management System (ISMS) en identificeren van verbeterpunten.
Methodologie:
- Steekproeven: Analyse van een representatieve steekproef van gegevensverwerkingactiviteiten om compliance te verifiëren.
- Interviews: Gesprekken met sleutelpersoneel om hun begrip en implementatie van het ISMS te beoordelen.
Resultaten:
- Beoordeling: Overzicht van bevindingen met betrekking tot de naleving van interne beleidslijnen en wettelijke vereisten.
- Aanbevelingen: Gedetailleerde suggesties voor verbeteringen aan processen, training, en beveiligingsmaatregelen.
2. Externe Auditrapport
Doel:
Onafhankelijke beoordeling van de naleving van ISO 27001.
Methodologie:
- Volledige Audit: Uitgebreide beoordeling van alle aspecten van het ISMS, uitgevoerd door een gecertificeerde externe auditor.
Resultaten:
- Feedback: Gedetailleerd verslag van de naleving van de ISO 27001-normen en andere relevante wetgeving.
- Actiepunten: Identificatie van gebieden die verbetering behoeven en stappen voor het adresseren van deze kwesties.
Training- en Bewustmakingsmateriaal
1. Online Beveiligingstraining
Doel:
Voorzien van de nodige kennis en vaardigheden aan medewerkers om gegevens veilig te beheren en bewust te zijn van beveiligingsrisico’s.
Inhoud:
- Inleiding tot Gegevensbescherming: Overzicht van basisprincipes van gegevensbescherming en het belang van privacy.
- Risico’s van Gegevensbreuk: Uitleg over hoe datalekken kunnen plaatsvinden, de potentiële impact van dergelijke lekken, en case studies van bekende datalekken.
- Veilige Verwerkingspraktijken: Best practices voor het veilig verwerken van gegevens, inclusief veilige login procedures, gebruik van sterke wachtwoorden, en de noodzaak van tweefactorauthenticatie.
- Reageren op Beveiligingsincidenten: Training in hoe te reageren als een beveiligingsincident plaatsvindt, inclusief eerste stappen en wie te informeren.
- Privacywetten en Compliance: Overzicht van relevante privacywetten, zoals de AVG, en de verantwoordelijkheden van medewerkers onder deze wetten.
2. Bewustmakingscampagnes
Doel:
Verhogen van de algemene beveiligingsbewustzijn en alertheid binnen de organisatie.
Inhoud:
- Maandelijkse Nieuwsbrieven: Regelmatige updates over nieuwe beveiligingsdreigingen, samenvattingen van recente beveiligingsincidenten en tips voor veilig gedrag.
- Posters en Infographics: Visuele materialen verspreid door kantoren die belangrijke beveiligingsboodschappen en tips benadrukken.
- Informatieve Bijeenkomsten: Periodieke bijeenkomsten waarbij externe beveiligingsexperts spreken over belangrijke beveiligingszaken en de laatste trends in cyberbeveiliging.
3. Regelmatige Updates en Refresher Cursussen
Doel:
Zorgen dat het personeel op de hoogte blijft van de nieuwste beveiligingsontwikkelingen en veranderende wettelijke vereisten.
Inhoud:
- Jaarlijkse Herhalingscursussen: Jaarlijkse online modules die eerder geleerde beveiligingsprincipes opfrissen en nieuwe informatie introduceren.
- Updates bij Belangrijke Veranderingen: Speciale trainingssessies wanneer er belangrijke updates zijn in het beleid of de wetgeving, om te verzekeren dat alle medewerkers begrijpen hoe deze veranderingen hun werk en de beveiligingspraktijken beïnvloeden.
- Feedback en Evaluatie: Mogelijkheden voor medewerkers om feedback te geven op trainingsmaterialen, wat helpt om de effectiviteit van het trainingsprogramma te verzekeren en verbeteringen door te voeren.
