Onze klant had een proces waarin analoge documenten, zoals handmatig ingevulde formulieren, werden verwerkt in digitale systemen. Dit proces was inefficiënt en foutgevoelig, omdat gegevens handmatig moesten worden ingevoerd na het scannen of fotograferen van de documenten.
Het doel was om een systeem te ontwikkelen dat deze handmatige stappen elimineert door automatisch:
Systeemontwikkeling, Automatisering, Digitalisering, AI
OCR-technologie, Handgeschreven of getypte gegevens, Realtime validatie
Solvware ontwierp een geavanceerd documentinterpretatiesysteem dat gebruikmaakt van OCR-technologie (Optical Character Recognition) en workflowautomatisering.
De kern van het systeem is een geautomatiseerd proces dat analoge documenten omzet naar digitale data. Het systeem herkent tekst en ingevulde velden op gescande of gefotografeerde documenten en zet deze om in een digitaal formulier. Vervolgens worden de gegevens gevalideerd via een gebruiksvriendelijke interface waarin de gebruiker de data kan controleren en goedkeuren.
Na goedkeuring worden de gegevens automatisch geregistreerd in het interne systeem van de klant. Het systeem genereert ook werkbonnen die direct worden doorgestuurd naar gekoppelde printers, ongeacht de locatie. Dit maakt het mogelijk om documenten lokaal te verwerken en wereldwijd te distribueren zonder extra tussenkomst.
Optical Character Recognition (OCR) is een technologie die tekst in afbeeldingen of gescande documenten omzet naar bewerkbare en doorzoekbare digitale tekst. Het proces begint met de analyse van de afbeelding, waarbij OCR-systemen de inhoud interpreteren en herkennen door patronen en vormen van karakters zoals letters, cijfers en symbolen te identificeren. Dit gebeurt door de afbeelding op te splitsen in tekstblokken, regels, woorden en afzonderlijke karakters. Vervolgens vergelijkt het systeem de herkende vormen met een uitgebreide database van lettertypes en symbolen.
OCR verbetert de beeldkwaliteit, corrigeert scheve scans en verhoogt de nauwkeurigheid door ingebouwde woordenboeken en grammaticale regels toe te passen. Deze technologie wordt vaak gebruikt om documenten te digitaliseren, handmatige gegevensinvoer te vervangen en gescande bestanden doorzoekbaar te maken. OCR versnelt administratieve processen, vermindert fouten en optimaliseert workflows.
Het documentinterpretatiesysteem onderscheidt zich door de combinatie van OCR-technologie, geautomatiseerde workflows en wereldwijde connectiviteit.
OCR-technologie: Het systeem herkent zowel handgeschreven als getypte tekst met hoge nauwkeurigheid, wat handmatige invoer overbodig maakt.
Realtime validatie: Gebruikers krijgen een pop-up om gegevens te controleren en goed te keuren voordat deze definitief worden opgeslagen.
Automatische werkbonverwerking: Het systeem genereert werkbonnen die direct worden afgedrukt op externe locaties, zoals een printer in een werkplaats aan de andere kant van de wereld.
Schaalbare integratie: Het systeem is ontworpen om eenvoudig te integreren met andere bedrijfsprocessen, zoals klantregistraties en onderhoudssystemen.
De combinatie van lokale verwerking en wereldwijde functionaliteit maakt dit systeem niet alleen efficiënt, maar ook uniek in zijn toepassingsmogelijkheden.
Dit project laat zien dat Solvware in staat is om complexe handmatige processen te automatiseren en digitaliseren. Onze diepgaande ervaring met OCR-technologie en workflow optimalisatie positioneert ons als een betrouwbare partner voor organisaties die te maken hebben met omvangrijke documentverwerking en wereldwijde distributie.
Het succes van dit documentverwerkingssysteem benadrukt onze capaciteit om oplossingen te ontwikkelen die niet alleen foutgevoeligheid verminderen, maar ook operationele efficiëntie en schaalbaarheid verhogen. Door processen te stroomlijnen en te automatiseren, helpen we bedrijven tijd en middelen te besparen en tegelijkertijd hun nauwkeurigheid te vergroten.
Daarnaast bewijst dit project dat Solvware bedrijven effectief kan ondersteunen in hun transitie naar digitalisering. Of het nu gaat om het optimaliseren van lokale processen of het opzetten van oplossingen die geschikt zijn voor wereldwijde operaties, onze expertise biedt klanten de tools en systemen die nodig zijn om succesvol te transformeren en toekomstbestendig te worden.
We hebben al vele bedrijven en organisaties geholpen met de code achter hun succes. Onze resultaten spreken voor zich. Meer cases zoals deze bekijken? Ontdek de gerelateerde cases.